כל מה שחשוב לדעת על הפקת אירוע פרטי

הפקת אירועים פרטיים זאת מומחיות שנלמדת עם השנים. לא ניתן בהינף שרביט ללמד אתכם כיצד ליצור אירועי יוקרה אבל בהחלט ניתן ללמד אתכם לחשוב כמו מפיק אירוע ולנצל את הכלים השונים שבאפשרותם כדי ליצור אירוע מיוחד שונה ומרגש לקהל המוזמנים שלכם.

בין האירועים הבולטים בתחום האירועים הפרטיים תמצאו ארגון והפקת חתונות, בר מצוות, בריתות, אירועים פרטיים בחוף הים, ימי הולדת חמישים, נישואי כסף וזהב ובעיקר שמחות פרטיות ומיוחדות ששווה לציין באירוע חגגי ומרגש. אירועים פרטיים מהווים את החיבור בין המשפחה החברים ובעלי השמחה מה שמצריך התארגנות נכונה.

אז איך אתם יוצרים אירוע פרטי שישקף את הרצונות הצרכים הרעיונות והמחויבויות שלכם כלפי האורחים שלכם?

ראשית התחילו בבחירת הרעיון המרכזי שילווה אתכם במהלך כל קו המחשבה. לדוגמה חתונה בוילה או בר מצווה בספארי רעיונות כלליים שיכולים ללבוש צורה ומסגרת שהתמדה בקונספט הנבחר תבטיח לכם חוויה אמתית ומרגשת. עיצוב בהשראת המקום והסביבה, התאמת תכנים קולינאריים ומשקאות מיוחדים שיתרמו להווי המתגבש שאתם רוצים ליצור.

איך מנהלים את תקציב האירוע?

כל אירוע ובוודאי אירוע פרטי זקוקים לדוח תקציב מסודר שילמד את האחרים על האירוע מה ההוצאות השונות באירוע. היצמדו לדוח התקציב זה המפתח למניעת חריגות מיותרות, הוסיפו בתוך תמיד 10% מהסכום שברצונכם להשקיע לשונות – תמיד מתווספים דברים ברגע האחרון וחשוב להיות מוכנים לכך.

מה חשוב לכלול שבונים דוח תקציב לאירוע פרטי?

עלות המקום, האם המקום כולל גם את מערכות ההגברה תאורה מנקים מלצרים, תקליטן או מוזיקת רקע, עיצוב מקום, צלם סטילס וידיאו, אטרקציות שונות, הזמנות. לאחר שהכנסתם את כל מרכיבי ההפקה לדוח התקציב עכשיו אתם יודעים בדיוק מה ההוצאות שלכם באירוע ולא יהיו הפתעות. השלב הבא לאחר בניית דוח התקציב הינו בניית לו"ז אירוע מדויק המתאר את ההתרחשויות והתנהלות האירוע שלכם. 

התכנסות, קבלת פנים, פתיחת מזנונים, הגשת משקאות וקוקטיל קבלת פנים, פתיחת מזנונים עקרים, הכנסת תכנים ותוכן חוויתי, שילוב אטרקציות שונות, פתיחת רחבת ריקודים, הוצאות קינוחים וסיום אירוע. כל אירוע מורכב מהתנהלות קבועה ומסודרת של קבלת פנים, תוכן וארוחה, ריקודים או הנאה וכמובן סיום המאורע.

לאחר שהתאמתם את לו"ז האירוע ע"פ התכנים שבחרתם עליכם להתנהל מול הספקים ולתאם עימם את השעות. בניית מהלך האירוע קריטית וחשובה לזרימה של האורחים ולאווירה שתיווצר במקום, אם אתם רוצים לחשוב כמו מפיקי אירועים עליכם לנסות להפתיע לגוון ולעמוד ביעדים שיתרמו לתחושת ההנאה של כל אחד ואחד מהאורחים באירוע.

המפתח ביצירת אירוע פרטי מיוחד הוא ללא ספק ההבנה שהאורחים שלכם באו לכבד אתכם ועליכם להעניק להם את השירות הטוב ביותר שיוכלו לקבל. כך חושבים כל מפיקי האירועים המקצועיים וזה המפתח לשם שהם בונים לעצמם. זכרו שירות טוב מתחם נקי סדר ארגון הכנסת תכנים מרגשים חוויה קולינארית עשירה כולם יחדיו יוצרים את האירוע המיוחד שעליו אתם מכוונים.